On assimile souvent, moi le premier, la gestion de projet à un planning avec des tâches et des bonshommes dedans.

Mais c’est la face cachée de l’iceberg car gérer un projet c’est également s’occuper des documents et de leurs versions, créer une base de connaissance, mettre en place l’environnement technique, établir un mode de communication avec les différents collaborateurs du projet et leur permettre de mettre à jour facilement leurs avancement…

Tout ça pour avoir un maximum de visibilité sur l’avancée des tâches d’un projet. Bref tout un tas de choses auxquelles on ne pense pas forcément si on se focalise uniquement sur le planning.

Il existe des tonnes d’outils pour gérer un projet : aussi bien des outils du marché comme Microsoft Project ou de pur feuille Excel maison (spécialité Accenture) mais aucune -à ma connaissance- vraiment complète et souple. En générale si un outil est mal conçu ou trop lourd on l’oublie vite fait et il n’est plus mis à jour. Ce qui est mon cas, par exemple, avec les feuilles Excel…

Nous avons vu dernièrement que le SAAS était à la mode, et surtout en voie de démocratisation, au sein des entreprises qui veulent un système fiable et accessible pour gérer leurs informations. Et comme je suis moi même utilisateur dans ma vie personnelle…

Alors pourquoi ne pas chercher une solution de ce côté là ? Avantages : j’ai accès à mes données de n’importe où, mes collaborateurs peuvent mettre à jour leurs tâches en parallèle avec le planning et j’ai un espace de stockage pour y mettre mes documents !

Inconvénients : en cas de problème réseau je n’ai plus accès au document et si mes documents sont confidentiels ou si les “policies” de ma société ne me permettent pas de les stocker en dehors de leurs serveurs je dois maintenir deux bases documentaires. Pour le premier cas les SLI garantissent un accès quasi sans interruption, pour le deuxième je n’y peux pas grand choses…

Les solutions

Au lancement de mon projet actuel, lorsque nous définissions justement la structure du projet, j’ai eu envie de tester un gestionnaire de projet en ligne et ce pour deux raisons : la petite taille -5 personnes- du projet et, surtout, j’avais le choix :)

J’ai trouvé une dizaine de services, en ai testé 5 et retenu 2 : Basecamp et Planzone.

A - Basecamp

Basecamp c’est LE gestionnaire sur le net : grosse notoriété, plein d’options (suivi du temps, discussions, synchro iCal/Outlook…), design style “web 2.0”, en bref il a tout pour plaire ! Ajoutez à cela une application iPhone et vous avez la totale ;)

Il y’a une offre d’essai de 30 jours pour dévouvrir le service. Ensuite c’est payant : entre 24 et 150$ / mois suivant les capacités du compte.

La particularité de Basecamp, ce qui fait peut-être également son succès, c’est sa gestion des “milestones” (les jalons) : on définit des jalons et on y place des tâches que l’on affecte à des ressources. ça peut-être très efficace mais ça ne convenait à notre mode de fonctionnement qui était basé sur un planning initial créé avec Microsoft Project.

B - Planzone

Lancé l’été dernier Planzone est un peu le challenger français de Basecamp : même fonctionnalité de suivi de document, gestion de tâches et d’équipes, Wiki, export Excel… Mais avec une particularité que l’on a retrouvé sur aucun autre service en ligne : la gestion d’un planning ! Et surtout avec importation depuis un fichier Microsoft Project à l’initialisation du projet ! Planzone répondait donc à notre besoin.

Planzone propose une offre gratuite limitée mais très utile pour découvrir à fond l’outil et amplement suffisante pour un petit projet, ensuite les prix vont de 10 à 50 euro suivant les capacités du compte.`

1. Planning et tâches

Une fois la Planzone créée, avec une adresse du type “votre_projet.planzone.com”, et l’équipe invitée à s’inscrire vous pouvez commencer à leurs affecter des tâches : une activité du planning pouvant contenir plusieurs tâches. Chaque tâche étant affectée à une ou plusieurs personnes. La description d’une tâche est très simple (un peu trop ?) et permet de définir la date d’échéance et le niveau de priorité.

2. Gestion de l’équipe

Une page permet de gérer les membres de l’équipe en leur affectant un rôle (informatif) et des droits. Ils peuvent également ajouter un avatar, c’est le côté funky de l’application ;) Il est également possible de créer des groupes de membres comme “équipe technique” ou “équipe fonctionnelle” par exemple. Il y’a même la possibilité de créer des “invités” qui n’ont accès qu’en lecture à certaines parties de la Planzone.

3. Accueil personnalisé

Chaque collaborateur qui se connecte sera dirigé sur sa page d’accueil avec un résumé des tâches du jour et une vision du planning avec ses tâches pour la semaine. Il peut alors les mettre à jour ou les marquer comme terminé. En cas de modification ou d’affectation d’une tâche le membre de l’équipe concerné recevra une alerte mail, gros avantage par rapport à un fichier Excel !! Un flux RSS permet également de suivre ses tâches.

4. Tableau de bord

Un tableau de bord permet de suivre dans les grandes ligne l’évolution du projet, je ne m’y attarderai pas car je ne l’utilise pas (un peu léger à mon goût).

5. Base documentaire / Wiki

Maintenant que l’équipe et le planning sont là il faut également y ajouter les documents de travail : les livrables et autres gros documents dans la partie documents (avec suivi de version si vous le souhaitez) et les divers liens, les trucs & astuces ou les “how-to” rédigé par l’équipe dans la partie Wiki car plus facilement accessible et surtout doté d’un moteur de recherche ! Il y’a également un suivi de version et une gestion des droits : vous pouvez définir qui a le droit de voir quels dossiers. Même principe que pour les tâches : une alerte est envoyée en cas de nouvel ajout.

Chaque tâches et chaque documents sont commentables.

6. Penser différemment

L’autre jour Jonathan, le chef produit de Planzone, m’a expliqué une autre façon de procéder pour gérer ses tâches. J’avoue que je n’y avais pas pensé et que je m’y suis mis depuis cette semaine et que cela s’avère très pratique !

Quand on gère essentiellement des tâches et que l’on veut suivre leurs états on peut se servir du planning d’activités comme d’un système de tri, par exemple si je veux suivre l’état de mes tâches pour le lot 1 je vais créer dans mon projet Planzone une activité de planning appelé “lot 1” et des sous-activités “A spécifier”, “A développer” ou “En cours”… Au moment de la création d’une tâche je pourrais donc la lier à une activité et la faire évoluer en mettant à jour cette activité. En filtrant par activité (et par collaborateur si je le souhaite) je pourrais donc savoir où en sont mes tâches. Méthode qui se rapproche fortement des milestones de Basecamp vous ne trouvez pas ?

7. Conclusion

Nous avons donc une application avec deux usages selon vos besoins : une gestion de projet classique avec un planning ou bien un gestionnaire de tâches à base de jalons ou de statuts.

Après 4 mois d’utilisation je trouve que cet outil est suffisamment souple et je ne regrette pas ce choix : je pense même qu’il serait fortement pratique pour une plus grosse équipe et d’ailleurs je n’imagine même le fichier Excel équivalent qu’il faudrait ^^

Cette application présente bien évidemment des défauts mais l’équipe de développement est très active et il y’a déjà eu une grosse révision depuis que je l’utilise. De plus ils sont à l’écoute de vos besoins et sauront apporter les outils les plus plebiscités par leurs clients.

Pour continuer la lecture sur Planzone c’est par ici, ici, ici et ici.

Planzone et les étudiants

Depuis aujourd’hui, lundi 2 mars 2009, Planzone c’est gratuit pour les étudiants (mais également pour le personnel enseignant) ! L’offre comprend la possibilité de gérer 5 projets, d’avoir 1Go de stockage et un nombre d’utilisateurs illimité ! Ami étudiant miagiste j’espère que vous pensez comme moi : voilà un outil parfait pour vos projets d’année, seul ou en groupe vous pouvez apporter un côté professionnel à vos projets qui impressionnera sûrement vos profs ;)

Cette offre fonctionne aussi pour les associations : gestion d’un WEI, d’une soirée billard ou d’un voyage de fin d’année/d’hiver les utilisations de cet outil sont nombreuses.

Mais je serai curieux d’avoir votre avis à ce sujet, vous en feriez quoi de cet outil ? Est-ce que ce serait plus pour les cours ou plus pour un projet d’asso ? Utiliseriez-vous de vous même cet outil ou bien attendriez-vous d’avoir une démo d’un copain ?

Et surtout : connaissez-vous / utilisez-vous déjà ce genre de service en ligne ? Si oui lequel ?

J’attends vos commentaires ! :)

(Ami de Planzone : si j’ai oublié un point n’hésitez pas à le dire dans les commentaires ! :) )