Gestion De Projet on Shigaepouyen

Découvrir le Lean Management

Sat, 29 May 2010 09:00:24 +0000

Après avoir transformées le monde industriel, les méthodes LEAN s’invitent dans les SSII et DSI.

Le LEAN c’est quoi ?

Tout d’abord il s’agit d’une méthodologie inspirée du Toyota Production System des années 50, successeur des Taylorisme (1890) et Fordisme (1910). Les méthodes Lean, qui signifie “fin”, apparaissent dans les années 80 dans l’industrie.

L’objectif du LEAN est de réduire les gaspillages répertoriés autour de 7 thèmes : Wait, Over-Production, Rework, Motion, Processing, Inventory, Talent (WORMPIT)

Je vous invite à consulter un article qui présente ce concept du point de vue industriel Cette méthode se focalise sur la “customer voice”, c’est à dire ne conserver que ce qui a de la valeur ajoutée pour la personne qui paie le produit fini.

Le LEAN appliqué aux services

Le LEAN management part du principe que les collaborateurs connaissent et maitrises leur coeur de métier, l’objectif n’est donc pas de leur demander de faire plus en moins de temps mais d’augmenter leur productivité en diminuant les gaspillages. Si on interprète le “verre de terre” pour les projets SI, on retient :

Wait : optimiser les temps d’attente vis à vis du client, du projet, de l’équipe, … Over-Production : ne développer que les fonctionnalités attendues, ne pas développer “en plus” Rework : diminuer la non qualité du code pour diminuer le rework et les correctifs Motion : optimiser les transports physiques mais aussi les transports de données (switch d’environnements, récupération de sources, téléchargement de documents, …) Processing : supprimer les process superflus, ne garder que ceux utile pour le client de l’application, créer les process absents, optimiser ceux inefficaces Inventory : diminuer les stocks, typiquement les backlogs d’anomalies Talent : mettre la bonne personne au bon endroit, mettre en place des plans de formations adaptés

Il est important de noter que le lean est une approche bottom-up, qui demande donc une forte implication des équipes.

Quelles sont les étapes et les outils pour mettre en place une démarche de lean managment ? Ceci est un autre billet … :)

Travaillez votre AGILE IT!

Fri, 03 Apr 2009 08:30:33 +0000

Kesako ?

Agile englobe un ensemble de méthode de gestion de projet et de conception logicielle qui se veulent plus impliquantes et plus réactives vis-à-vis du client que les méthodes traditionnelles. Le but est d’obtenir un produit focalisé sur la satisfaction du client plutôt qu’un produit focalisé sur des engagements contractuels.

Les 4 valeurs fondamentales d’agile sont l’équipe (« Personnes et interaction plutôt que processus et outils »), l ‘application (« Logiciel fonctionnel plutôt que documentation complète »), la collaboration (« Collaboration avec le client plutôt que négociation de contrat ») et l’acceptation du changement (« Réagir au changement plutôt que suivre un plan »).

La méthode la plus répendu en France est SCRUM, souvent couplée avec XP (eXtrem Programming)

Huile sur toile (c) Olivier Morin

Méthodes agiles versus méthodes classiques

Je ne vous fais pas l’affront de vous présenter le cycle en V ou en Y (2TUP). Ces méthodes sont aujourd’hui bien connues par les chef de projets, des indicateurs de ROI et de performances sont intégrés, les projets maitrisés. De plus ces dernières années nous avons vu fleurir de “nouvelles méthodes” de gestion de projet bien adaptées à ces cycles (ITIL, CMMI, COBIT, …) et qui permettent de maîtriser aussi les projets dans la durée.

Le problème est que dans ce cycle, on implique le métier et la MOA en début et en fin uniquement. Du coup, plus le projet est long, plus l’effet de tunnelisation est important. De plus les équipes sont cloisonnées : Métier <-> MOA <-> MOE ( <-> prestataires ). Du coup, le métier désigne un responsable pour dialoguer avec la MOA, qui va mettre quelqu’un en face et va à son tour désigner un responsable pour dialoguer avec la MOE, … et ainsi de suite. Autant d’interfaces qui peuvent déformer l’information, faire goulet d’étranglement, … Et si on saute une étape, on crée des tentions et des frustrations.

Agile propose au contraire d’impliquer tous les acteurs ensembles et tout au long du projet. Dans Scrum, par exemple, on découpe le projet en sprint de 1 à 4 semaines. Lors de chaque sprint MOA et MOE décident ensemble de ce qui sera développer pendant le prochain sprint. Chaque jour du sprint, le chef de projet anime un “stand up meeting” avec ses équipes et chacun décide des tâches qu’il prend à sa charge. L’information est donc sensé remonter, dans le pire des cas chaque jour en interne MOE et à chaque sprint entre MOA et MOE. C’est aussi un process fortement impliquant pour les équipes de développement. Enfin, pour des projets avec “deadline” cela garantie que c’est bien les fonctionnalités les plus importantes qui seront développées.

Le problème est que cela demande une disponibilité beaucoup plus importante des MOA, il s’agit d’un pré-requis indispensable. Si la MOA attend un développement exhaustif du périmètre les risques de dérivent sont important. Enfin on peut se retrouve à casser et refaire souvent.

AGILITE = VITESSE + CAPITALISATION : il faut continuer à documenter ses projets sinon passé quelques runs ou un renouvellement partiel de l’équipe, le projets n’est plus viable.

Pourquoi attendre?

On se rend assez vite compte que les méthodes agiles ne sont pas des méthodes miracles. Finalement, si elles sont intéressante pour des projets innovants, elles le sont assez peu pour des projets très long ou des projets en exploitation.

De plus, les freins existent : les chef de projets ne peuvent plus appliquer leurs indicateurs traditionnels, du coup la comparaison entre un projet agile et un autre n’est pas aisée, pourtant les décideurs souhaitent toujours pouvoir mesurer leur ROI (pourquoi pas avec un indicateur gain/satisfaction utilisateur?)

Enfin pour les sociétés de services doivent mettre en face de ces projets un nouveau modèle commerciale : il serait suicidaire de vendre un projet agile comme un forfait classique et leur apport est moindre si elles se contentent de fournir des ressources agiles en régie.

Cependant, crise aidant, les sociétés qui ont du cash ont tout intérêt à investir dans l’innovation maintenant pour être leader en période de reprise. Je prends le paris qu’elles seront de plus en plus demandeuses de ce type de méthodes. Dans le même temps, on devrait voir un regain d’intérêt pour le MDA qui permet de contourner le problème du “faire et refaire”.

patate

Everland (c) Martin Vidberg

La souplesse du chef de projet

Le chef de projet doit maintenant connaître différent mode de projet pour offrir le meilleur service possible à son client… Et si la vraie agilité c’était l’adaptabilité, plutôt que l’évangélisation théorique?

Planzone ou la gestion de projet en ligne

Tue, 03 Mar 2009 08:34:51 +0000

On assimile souvent, moi le premier, la gestion de projet à un planning avec des tâches et des bonshommes dedans.

Mais c’est la face cachée de l’iceberg car gérer un projet c’est également s’occuper des documents et de leurs versions, créer une base de connaissance, mettre en place l’environnement technique, établir un mode de communication avec les différents collaborateurs du projet et leur permettre de mettre à jour facilement leurs avancement…

Tout ça pour avoir un maximum de visibilité sur l’avancée des tâches d’un projet. Bref tout un tas de choses auxquelles on ne pense pas forcément si on se focalise uniquement sur le planning.

Il existe des tonnes d’outils pour gérer un projet : aussi bien des outils du marché comme Microsoft Project ou de pur feuille Excel maison (spécialité Accenture) mais aucune -à ma connaissance- vraiment complète et souple. En générale si un outil est mal conçu ou trop lourd on l’oublie vite fait et il n’est plus mis à jour. Ce qui est mon cas, par exemple, avec les feuilles Excel…

Nous avons vu dernièrement que le SAAS était à la mode, et surtout en voie de démocratisation, au sein des entreprises qui veulent un système fiable et accessible pour gérer leurs informations. Et comme je suis moi même utilisateur dans ma vie personnelle…

Alors pourquoi ne pas chercher une solution de ce côté là ? Avantages : j’ai accès à mes données de n’importe où, mes collaborateurs peuvent mettre à jour leurs tâches en parallèle avec le planning et j’ai un espace de stockage pour y mettre mes documents !

Inconvénients : en cas de problème réseau je n’ai plus accès au document et si mes documents sont confidentiels ou si les “policies” de ma société ne me permettent pas de les stocker en dehors de leurs serveurs je dois maintenir deux bases documentaires. Pour le premier cas les SLI garantissent un accès quasi sans interruption, pour le deuxième je n’y peux pas grand choses…

Les solutions

Au lancement de mon projet actuel, lorsque nous définissions justement la structure du projet, j’ai eu envie de tester un gestionnaire de projet en ligne et ce pour deux raisons : la petite taille -5 personnes- du projet et, surtout, j’avais le choix :)

J’ai trouvé une dizaine de services, en ai testé 5 et retenu 2 : Basecamp et Planzone.

A - Basecamp

Basecamp c’est LE gestionnaire sur le net : grosse notoriété, plein d’options (suivi du temps, discussions, synchro iCal/Outlook…), design style “web 2.0”, en bref il a tout pour plaire ! Ajoutez à cela une application iPhone et vous avez la totale ;)

Il y’a une offre d’essai de 30 jours pour dévouvrir le service. Ensuite c’est payant : entre 24 et 150$ / mois suivant les capacités du compte.

La particularité de Basecamp, ce qui fait peut-être également son succès, c’est sa gestion des “milestones” (les jalons) : on définit des jalons et on y place des tâches que l’on affecte à des ressources. ça peut-être très efficace mais ça ne convenait à notre mode de fonctionnement qui était basé sur un planning initial créé avec Microsoft Project.

B - Planzone

Lancé l’été dernier Planzone est un peu le challenger français de Basecamp : même fonctionnalité de suivi de document, gestion de tâches et d’équipes, Wiki, export Excel… Mais avec une particularité que l’on a retrouvé sur aucun autre service en ligne : la gestion d’un planning ! Et surtout avec importation depuis un fichier Microsoft Project à l’initialisation du projet ! Planzone répondait donc à notre besoin.

Planzone propose une offre gratuite limitée mais très utile pour découvrir à fond l’outil et amplement suffisante pour un petit projet, ensuite les prix vont de 10 à 50 euro suivant les capacités du compte.`

1. Planning et tâches

Une fois la Planzone créée, avec une adresse du type “votre_projet.planzone.com”, et l’équipe invitée à s’inscrire vous pouvez commencer à leurs affecter des tâches : une activité du planning pouvant contenir plusieurs tâches. Chaque tâche étant affectée à une ou plusieurs personnes. La description d’une tâche est très simple (un peu trop ?) et permet de définir la date d’échéance et le niveau de priorité.

2. Gestion de l’équipe

Une page permet de gérer les membres de l’équipe en leur affectant un rôle (informatif) et des droits. Ils peuvent également ajouter un avatar, c’est le côté funky de l’application ;) Il est également possible de créer des groupes de membres comme “équipe technique” ou “équipe fonctionnelle” par exemple. Il y’a même la possibilité de créer des “invités” qui n’ont accès qu’en lecture à certaines parties de la Planzone.

3. Accueil personnalisé

Chaque collaborateur qui se connecte sera dirigé sur sa page d’accueil avec un résumé des tâches du jour et une vision du planning avec ses tâches pour la semaine. Il peut alors les mettre à jour ou les marquer comme terminé. En cas de modification ou d’affectation d’une tâche le membre de l’équipe concerné recevra une alerte mail, gros avantage par rapport à un fichier Excel !! Un flux RSS permet également de suivre ses tâches.

4. Tableau de bord

Un tableau de bord permet de suivre dans les grandes ligne l’évolution du projet, je ne m’y attarderai pas car je ne l’utilise pas (un peu léger à mon goût).

5. Base documentaire / Wiki

Maintenant que l’équipe et le planning sont là il faut également y ajouter les documents de travail : les livrables et autres gros documents dans la partie documents (avec suivi de version si vous le souhaitez) et les divers liens, les trucs & astuces ou les “how-to” rédigé par l’équipe dans la partie Wiki car plus facilement accessible et surtout doté d’un moteur de recherche ! Il y’a également un suivi de version et une gestion des droits : vous pouvez définir qui a le droit de voir quels dossiers. Même principe que pour les tâches : une alerte est envoyée en cas de nouvel ajout.

Chaque tâches et chaque documents sont commentables.

6. Penser différemment

L’autre jour Jonathan, le chef produit de Planzone, m’a expliqué une autre façon de procéder pour gérer ses tâches. J’avoue que je n’y avais pas pensé et que je m’y suis mis depuis cette semaine et que cela s’avère très pratique !

Quand on gère essentiellement des tâches et que l’on veut suivre leurs états on peut se servir du planning d’activités comme d’un système de tri, par exemple si je veux suivre l’état de mes tâches pour le lot 1 je vais créer dans mon projet Planzone une activité de planning appelé “lot 1” et des sous-activités “A spécifier”, “A développer” ou “En cours”… Au moment de la création d’une tâche je pourrais donc la lier à une activité et la faire évoluer en mettant à jour cette activité. En filtrant par activité (et par collaborateur si je le souhaite) je pourrais donc savoir où en sont mes tâches. Méthode qui se rapproche fortement des milestones de Basecamp vous ne trouvez pas ?

7. Conclusion

Nous avons donc une application avec deux usages selon vos besoins : une gestion de projet classique avec un planning ou bien un gestionnaire de tâches à base de jalons ou de statuts.

Après 4 mois d’utilisation je trouve que cet outil est suffisamment souple et je ne regrette pas ce choix : je pense même qu’il serait fortement pratique pour une plus grosse équipe et d’ailleurs je n’imagine même le fichier Excel équivalent qu’il faudrait ^^

Cette application présente bien évidemment des défauts mais l’équipe de développement est très active et il y’a déjà eu une grosse révision depuis que je l’utilise. De plus ils sont à l’écoute de vos besoins et sauront apporter les outils les plus plebiscités par leurs clients.

Pour continuer la lecture sur Planzone c’est par ici, ici, ici et ici.

Planzone et les étudiants

Depuis aujourd’hui, lundi 2 mars 2009, Planzone c’est gratuit pour les étudiants (mais également pour le personnel enseignant) ! L’offre comprend la possibilité de gérer 5 projets, d’avoir 1Go de stockage et un nombre d’utilisateurs illimité ! Ami étudiant miagiste j’espère que vous pensez comme moi : voilà un outil parfait pour vos projets d’année, seul ou en groupe vous pouvez apporter un côté professionnel à vos projets qui impressionnera sûrement vos profs ;)

Cette offre fonctionne aussi pour les associations : gestion d’un WEI, d’une soirée billard ou d’un voyage de fin d’année/d’hiver les utilisations de cet outil sont nombreuses.

Mais je serai curieux d’avoir votre avis à ce sujet, vous en feriez quoi de cet outil ? Est-ce que ce serait plus pour les cours ou plus pour un projet d’asso ? Utiliseriez-vous de vous même cet outil ou bien attendriez-vous d’avoir une démo d’un copain ?

Et surtout : connaissez-vous / utilisez-vous déjà ce genre de service en ligne ? Si oui lequel ?

J’attends vos commentaires ! :)

(Ami de Planzone : si j’ai oublié un point n’hésitez pas à le dire dans les commentaires ! :) )