Moleskine on Shigaepouyen

GTD : une méthode de gestion du temps

Mon, 09 Feb 2009 07:33:58 +0000

Longtemps j’ai essayé de gérer mon temps au travers de tâches, de trucs à faire, de liste, de post-it… Mais, comme vous vous en doutez, sans réel succès : soit je perdais les papiers, soit ils s’entassaient dans un coin. Et puis naturellement j’en suis venu au bloc-notes, m’évitant d’avoir des feuilles volantes, un simple calepin que je trimballais tout le temps avec moi.

Je croyais avoir enfin THE solution, mais non, je notais mes tâches au jour le jour et une fois la page tournée n’y revenait plus. Une solution fastidieuse et ingérable au bout de 5 pages de to-do… Mais alors que faire ?

GTD, vous connaissez ? Et puis, par hasard, je suis tombé sur le site de LifeHacker, un site présentant différents support pour, justement, gérer son temps et “hacker” sa vie de tous les jours.

Cette découverte m’a amené à butiner de site en site pour arriver sur la méthode Getting Things Done. Une méthode très connu outre Atlantique.

Un peu d’histoire

Note : ici je résume cette méthode, c’est volontairement rapide et générale, n’hésitez pas à compléter cette définition dans les commentaires ou à me corriger si j’ai fait une erreur.

Créé par David Allen cette méthode, basée sur son expérience et le bon sens, est un système de gestion de tâches qui a pour concept de séparer nos tâches en différents “dossiers”, ces dossiers pouvant représenter une activité particulière, un moment de la journée, un lieu… Avant de répartir vos tâches au sein de ces dossiers vous les dépilez en suivant le schéma ci-dessous avec deux particularités : si une tâche prends moins de 5 minutes vous la faites tout de suite, sinon vous la ranger dans un dossier et si vous devez la déléguer envoyez la tout de suite à la personne concernée et placer la dans le dossier “Outbox”, le dossier des tâches confiées à d’autres personnes.

Cette méthode comporte 4 points important :

Notez tout : si vous garder en tête une idée vous serez déconcentré de votre tâche en cours, la noter permet de se vider la tête de toutes idées parasites et surtout de pouvoir s’en souvenir plus tard.
Rangez ces idées : noter ces idées c’est bien, pouvoir les retrouver c’est mieux !
Faire des listes de tâches : rangez ces idées c’est génial, les regrouper par domaine c’est l’idéal.
Organiser ces idées : en suivant différents facteurs comme le temps, le lieu, les autres priorités, les personnes rentrant dans cette tâche… Vous serez à même de déterminer à quel moment effectuer celle-ci.

Tout ces points pour arriver au système ultime : les 43 dossiers, 31 pour les jours et 12 pour les mois. Système permettant de savoir que faire à quel jour. Je ne vais pas m’étendre sur ces 43 dossiers, mais si ça vous intéresse vous pouvez toujours aller lire cet article. Oui, mais c’est pas un lourd ?

Si, et cela nécessite de la rigueur car il faut les mettre à jour ces dossiers ! Voilà pourquoi il est conseillé d’y consacré 1h par semaine, le dimanche soir par exemple, avant de commencer la semaine. Tout l’intérêt n’est donc pas dans cette méthode mais dans l’appropriation que l’on en fait. Et c’est ça qui est intéressant. Voilà pourquoi il existe des milliers de sites traitant de ce sujet et sûrement autant de méthodes. Je vais donc vous présenter MA méthode GTD, celle que j’ai adapté de hyalineskies qui l’a lui même adapté d’un autre adaptation, etc… Le tout étant de trouver le compromis entre souplesse et efficacité. Elle fonctionne très bien pour moi et pourra au moins vous permettre de rentrer facilement dans le monde de GTD, à vous, ensuite, de trouver la vôtre.

Ma façon d’accommoder GTD avec un Moleskine (pour le confort ;-) ) : Note : Les intitulés des dossiers présentés ici me correspondent, je suppose que vous arriverez à vous imaginer ceux qui vous conviendront en lisant.

1 - J’ai tout d’abord découper en 3 grand dossiers INBOX (les tâches qui arrivent) : PERSO, PIO (scout) et NET. Un dossier OUTBOX pour les tâches confiées à d’autres et enfin un dossier général que l’on appellera PROJETS, un BLOG pour travailler sur les billets à rédiger et un MAYBE pour les tâches non-prioritaires que je veux garder en pour plus tard car je n’ai clairement pas le temps de les lancer dans un futur proche. Il est possible de rajouter des sous-dossiers tel que : PERSO > COURSES par exemple, ou PRO > Mission X.

2 - Numérotez les pages : fastidieux mais très utile pour la suite :)

3 - Ensuite vous prenez une tâche, vous appliquez le schéma GTD vu plus haut et vous la placez dans un des dossiers/sous-dossiers : libre à vous de créer une signalétique comme : date d’entrée - libellé - nombre de report … Bref des indications qui vous parle et que vous pouvez comprendre rapidement.

4 - Chaque semaine (ou plus souvent c’est selon) mettez à jour vos tâches : barrez en rouge les tâches finies, rentrez les nouvelles, mettez à jour les anciennes (par exemple les barrer en noire et les recopier comme nouvelles tâches avec un nombre de report incrémenté pour se souvenir que la tâche n’est pas nouvelle).

5 - Si une tâche nécessite plus de 2 lignes alors il faut la déplacer dans le dossier PROJET : on dit que la tâche devient actionnable. Barrer là dans le dossier d’origine (en vert par exemple) et indiquez la page où est reportée cette tâche (d’où l’intérêt de numéroter !). Ne vous prenez pas la tête pour savoir combien de page il vous faut réserver : une fois la première page finie vous irez à la suivante, il suffira simplement de mettre une ancre de la page d’origine vers la suivante.

Astuces :

Il est possible de créér un index en tout début de calepin avec la liste des projets et leurs pages correspondantes. Barrez le projet quand il est terminé.

J’ai ajouté en fin de carnet des post-it, des marques pages… Bref de quoi annoter ses tâches et se repérer dans son carnet !

Voilà pour la méthode que j’utilise, elle me convient très bien, à vous d’adapter la votre à vos conditions de travail ! L’avantage de celle-ci est qu’elle est appliquable aussi bien dans notre univers professionnel ou personnel. Et en plus moderne ?

Oui, c’est vrai ça, un Moleskine c’est classe et tout, mais bon, on est à l’ère de l’iPhone tout de même !

Alors oui, il existe différentes solutions, j’en ai testé quelques unes mais soit leurs interfaces étaient trop figées par rapport à mes besoins, soit leurs ouvertures sur d’autres solutions étaient trop rigides voires inexistantes. Je me contenterai donc de vous présenter uniquement celles qui ont retenus mon attention, et je n’en vois que deux :

Un logiciel pour Mac prénommé “Things” (49$) qui est un gestionnaire de tâches basé sur GTD très intuitif. Je l’avais choisi car il possédait une application iPhone qui me permettait d’avoir avec moi toutes mes tâches. Mais son principal inconvénient est qu’il ne propose pas la synchronisation entre l’application Mac et celle sur l’iPhone, gros handicap pour moi qui privilégie la synchronisation transparente (je me fiche de savoir où sont mes données, ce qui m’intéressent c’est de les avoir toujours à disposition).
Un webservice SAAS nommé “Remember The Milk” (RTM pour les intimes) qui est donc une application offrant la même logique que Things mais me permettant d’avoir ma liste de tâches de n’importe où car accessible depuis n’importe quel navigateur mais aussi en mode déconnecté grâce à Google Gears. Cerise sur le gâteau RTM propose également une application iPhone synchronisée !

Et en plus ça règle tous les problèmes de plateformes rencontrés avec Windows, Mac ou autres : on s’en moque !

Comparaison

La méthode GTD peut aussi bien s’adapter à un carnet, un ordinateur ou un PDA. Chaque outil apporte ses avantages et ses inconvénients :

Papier :

+ transportable partout, pas de peur de le casser, pas de problème d’autonomie (sauf pour le stylo…), flexibilité et adaptabilité de la méthode, sensation agréable de l’écriture sur papier.

- pas de synchronisation, mise à jour fastidieuse, problème de confidentialité si projet sensible.

Numérique :

+ synchronisation (éventuelle) entre différents postes, tri aisé, mise à jour facilité.

- moins flexible, je dois m’adapter à la méthode du logiciel, format fermé entre les logiciels : quid si je change d’outils ?

Et en conclusion ?

Quand on est professionnel ou que l’on a des listes de tâches il est nécessaire de savoir s’organiser autour d’une méthode qui nous permet de se retrouver et surtout nous donne envie de la maintenir. Rien ne sert d’utiliser une méthode à la lettre si elle doit nous faire souffler à chaque utilisation, aussi bien soit-elle ! S’approprier une méthode est donc le meilleur moyen de s’y retrouver.

Le support lui n’est pas le plus important, il est à voir avec la sensibilité de chacun : qui préfèrera écrire, manipuler du papier, qui préfèrera ne pas s’embêter et tout noter sur un PDA, sur son PC…

De mon côté j’utilise les deux : le Moleskine par habitude, pour travailler sur des projets, écrire et l’iPhone pour rentrer mes tâches les organiser mais surtout pour les retrouver facilement depuis n’importe quelle point d’accès à mon univers numérique de travail !

Et vous, c’est quoi votre méthode ?

iPhone Your Life, et vos amis

Sun, 23 Nov 2008 17:00:34 +0000

Le truc marrant depuis que l’iPhone est sorti, et encore plus que depuis le succès de l’iPod, c’est que j’entends de moins en moins de sujet traitant de l’inutilité d’avoir un Apple par rapport à un PC. Bon, il y’en a toujours, mais moins.

par K!T (c) Flickr

iPod et iPhone

L’iPod a eu son petit succès mais comme lecteur MP3/multimédia, il a sûrement servi de porte d’entrée (produit d’appel dit-on dans les milieux autorisés) pour un grand nombre, mais c’est tout, c’était de la musique. L’iPhone, quant à lui, et je ne parle pas de l’iPod Touch qui n’est -pour moi- qu’un iPhone manchot, a apporté le vrai savoir Apple : une ergonomie eprouvée, une simplicité d’utilisation et surtout une intégration avec son système d’exploitation OS X (qui est d’ailleurs aussi utilisé sur l’iPhone). Le tout dans une boîte aussi grande qu’un Moleskine : Palm le faisait, Apple l’a fait, mieux.

Synchronisation

Mais si ce n’était que ça cela ne justifierait pas cet engouement, non, à ce système de base, qui comprend déjà une synchronisation totale avec mon agenda, mes contacts -notamment grâce à MobileMe-, mes mails, ma bibliothèque multimédia et mes photos ! A ce système il faut donc ajouter : les applications tierces, des “Apps”, non Apple et répondant à une charte précise, offrant une intégration non pas seulement avec son ordinateur mais également avec toutes nos services en ligne ! Le tout sans passer par son poste fixe comme on le faisait avec un Palm. Quand j’ai été sans Powerbook durant quasiment un mois et demi j’ai pu tenir à jour environ 75% de mes données avec mon iPhone !

Accès aussi par le navigateur interne, Safari, qui propose du vrai internet, pas une adaptation pour mobile et des applications tierces, directement installées sur l’appareil.

(c) Gizmodo

Applications tierces

Cet outil est devenu un vrai compagnon qui a su trouver, voir prendre sa place, parmi mes divers carnets et bloc-notes (aussi bien physiques que logiciels). Et depuis l’arrivée de ces fameuses “Apps” disponible sur l’App Store, gratuite ou quelques euro, son importance à encore grandi ! Je peux maintenant mettre à jour ou suivre ma ToDo list grâce à RememberTheMilk, mes notes grâce à Evernote, mon Twitter grâce à Twitterriffic, mes RSS grâce à NetNewsWire, les actualités grâce à Le Monde.fr… Ce qui constitue une bonne partie de mon activité journalière que je peux faire maintenant n’importe où et surtout sans que je me soucie de synchroniser ces données sur mon ordinateur le soir en rentrant.

Ajoutez à ça des dizaines d’autres applications plus ou moins utiles tel que les radios internets avec VisuaRadio, la détection de morceau avec Shazam, ma banque en ligne et son interface iPhone, Wikipédia avec Wikipanion, l’application Facebook, sans oublier mes deux préférés : BunnyControl pour contrôler mon Nabaztag et GrandeGetter qui me géolocalise et qui me dit où se trouve le Starbucks le plus proche :) et puis quelques jeux, pour convertir les plus difficile ou pour s’occuper en cas de désespoir total -je ne suis pas un grand joueur- et je crois que le tour est fait, impressionnant non ?

Bonus HS : et maintenant il se présente également comme une télécommande ou un pavé numérique (test) !

Le tout connecté

On sort donc totalement de la simple sphère “outil professionnel” pour rentrer dans le tout public et, surtout, en plein dans le “tous connecté, tout le temps, n’importe où”, en anglais il me semble que l’expression est “connected everywhere, everytime, everythings”. Une sorte de lien constant entre notre identité numérique et physique.

par Willie Chiang (c) Flickr

Le switch

Et donc, depuis quelques mois, je constate que de plus en plus d’amis, de collègues souhaitent ou on déjà “switché” vers l’iPhone (et je ne parle même pas du switch vers un Mac) ! Preuve que son succès n’est pas seulement dû au côté mode et brille-brille que certains voulait bien lui prêter. Non, c’est autre chose et ce sont toutes ces choses.

iPhone Your Life

Apple l’a bien compris et communique là-dessus sur une nouvelle parite de son site intitulée, à juste titre, “iPhone Your Life”. Des pages qui font la part belle à toutes ces applications tierces en plus d’être une mine d’informations sur l’utilisation qui peut être faite de ces applications, et inversemment : quelle application répond à quel usage ?

Apple a divisé notre “life” en 5 parties :

Autour de la ville : organisez vos sorties et votre vie citadine.
Voyage : gardez toutes les informations nécessaires au bout de votre doigt pendant vos expéditions.
A la maison : tous les outils pour vous facilitez la vie chez vous.
Productivité : en reprenant le fameux “Getting Things Done”, une méthode de travail dont on parle beaucoup (et que j’utilise), Apple nous montre que l’iPhone peut aussi nous aider à être productif.
Ludiques : comment s’amuser avec l’iPhone et ses doigts :)

Le site est en anglais, gageons qu’il arrivera en français d’ici quelques temps.

Et plus encore ?

L’iPhone, cet hybride entre un téléphone et un ordinateur portable, est donc un outil vite devenu indispensable pour moi, à tel point qu’il remplace une bonne partie de mes affaires habituelles et m’apporte de nouveaux services que je n’aurai même pas imaginé avoir aussi facilement a porté de main. Il est sûrement amené à évoluer, aussi bien sur un point technique (GPS, 3G sur le nouveau modèle) que logiciel (portage de mes autres services en ligne sur mon iPhone).

Dans sa forme actuelle l’iPhone présente un format facile à transporter, à utiliser et à consulter, mais certaines limites peuvent être notées, comme sa taille, par exemple, qui peut être gênante lorsque l’on consulte des sites web ou lorsque l’on veut écrire un document. L’évolution future sera telle un hybride iPhone-MacBook ?Un Macbook Nano peut-être ?

dadaev (c) Flickr

On verra bien ce que proposera Apple lors des prochaines Keynote ;)

En tout cas, moi, tout ça, ça me fait penser au DataBloc que l’on voit dans StarWars et qu’il ne quittait jamais, pas vous ?