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Doodle, ou le sondage rapide en 3 clics

Sun, 15 Mar 2009 07:27:56 +0000

Dans la série “les petits outils qui nous facilitent la vie”, je voulais vous présenter Doodle.

Vous avez besoin de fixer une date pour réunir plusieurs personnes ?
Vous hésitez entre plusieurs heures, et vous ne savez pas laquelle convient à un maximum de gens ?
Vous devez faire un choix entre plusieurs options, et plusieurs personnes doivent donner leur avis ?

…alors Doodle est fait pour vous !

Avant d’utiliser cet outil, j’en étais réduit à envoyer un email demandant l’avis de chacun. Et la galère commençait !

Désormais, Doodle fait tout ça à votre place !

Doodle présente selon moi les 3 atouts d’un bon outil web car il est :

Gratuit et sans inscription : n’importe qui peut créer un sondage, et en 2 minutes c’est prêt !
Simple : pas d’options compliquées : il ne fait qu’une seule chose mais il le fait bien !
Souple : accessible de partout, ouvert à tous, vous pouvez l’utiliser pour ce que vous voulez !

Par exemple, si vous avez besoin de trouver une date pour une réunion, voici comment créer un sondage en ligne en 3 mouvements :

Donnez un titre à votre sondage.
Cliquez sur les dates que vous souhaitez proposer pour la réunion
Indiquez les horaires disponibles pour chaque date

C’est fini ! Il ne vous reste plus qu’à envoyer le lien à tous les participant ; cliquez ici pour répondre au sondage que je viens de créer !

Le total de réponse s’affichera en dessous, ce qui vous permet de trouver immédiatement les propositions qui ont reçu le plus de vote. Par défaut, tout le monde peut accéder au sondage (à partir du moment où ils ont le lien :P ) et voir les résultats du vote.

C’est tellement simple qu’aucune autre explication n’est nécessaire pour un sondage classique (simple choix entre plusieurs options) ;) Allez-y, essayez !

Une fois votre sondage terminé, vous aurez également un lien (à garder secret !) vers la “page d’administration” de votre sondage ; par exemple, cliquez ici pour voir la page d’admin du sondage que j’ai créé précédemment.

Parmi les fonctionnalités (facultatives) intéressantes :

indiquez une adresse email dans le champ approprié sur la première page : c’est totalement facultatif, et il sera invisible, mais si vous le faites vous recevrez un message avec le lien pour modifier le sondage (si vous perdez ce lien, vous ne pouvez plus le modifier ! Mais vous pourrez toujours en créer un nouveau :P ) et vous serez informé à chaque nouvelle réponse
remplissez uniquement la première ligne (au moment où vous renseignez les heures possibles pour la réunion), et cliquez sur “copier et coller la première ligne” pour la dupliquer à toutes les dates !
mettez des détails dans le champ description ; par exemple expliquez le but du sondage, et expliquez comment répondreet qu’il ne faut pas tenir compte des résultats précédents (très important si des non informaticiens doivent répondre à votre sondage !)

Par sa démarche, Doodle me rappelle Google : au départ ce nouveau moteur de recherche étonnait par la simplicité de son interface (un logo, un champ de saisie, un bouton pour lancer la recherche) ; puis d’autres fonctions sont apparues avec le temps.

Doodle fait un peu pareil car on peut toujours créer son sondage en 3 clics mais plus d’options sont offertes à ceux qui le souhaitent :

Choix “oui/non/si nécessaire”.
Cacher les réponses aux participants.
Une seule case peut être cochée pour chaque participant
Gestion des fuseaux horaires
Possibilité de créer un compte pour retrouver tous ses sondages.
Etc…

D’ailleurs, un indice qui ne trompe pas : le nom de domaine historique doodle.ch est maintenant remplacé par doodle.com, ce qui montre bien les ambitions de ce site :P

C’est en tout cas un petit outil qui peut vous rendre bien des services, notamment dans le monde associatif !

Planzone ou la gestion de projet en ligne

Tue, 03 Mar 2009 08:34:51 +0000

On assimile souvent, moi le premier, la gestion de projet à un planning avec des tâches et des bonshommes dedans.

Mais c’est la face cachée de l’iceberg car gérer un projet c’est également s’occuper des documents et de leurs versions, créer une base de connaissance, mettre en place l’environnement technique, établir un mode de communication avec les différents collaborateurs du projet et leur permettre de mettre à jour facilement leurs avancement…

Tout ça pour avoir un maximum de visibilité sur l’avancée des tâches d’un projet. Bref tout un tas de choses auxquelles on ne pense pas forcément si on se focalise uniquement sur le planning.

Il existe des tonnes d’outils pour gérer un projet : aussi bien des outils du marché comme Microsoft Project ou de pur feuille Excel maison (spécialité Accenture) mais aucune -à ma connaissance- vraiment complète et souple. En générale si un outil est mal conçu ou trop lourd on l’oublie vite fait et il n’est plus mis à jour. Ce qui est mon cas, par exemple, avec les feuilles Excel…

Nous avons vu dernièrement que le SAAS était à la mode, et surtout en voie de démocratisation, au sein des entreprises qui veulent un système fiable et accessible pour gérer leurs informations. Et comme je suis moi même utilisateur dans ma vie personnelle…

Alors pourquoi ne pas chercher une solution de ce côté là ? Avantages : j’ai accès à mes données de n’importe où, mes collaborateurs peuvent mettre à jour leurs tâches en parallèle avec le planning et j’ai un espace de stockage pour y mettre mes documents !

Inconvénients : en cas de problème réseau je n’ai plus accès au document et si mes documents sont confidentiels ou si les “policies” de ma société ne me permettent pas de les stocker en dehors de leurs serveurs je dois maintenir deux bases documentaires. Pour le premier cas les SLI garantissent un accès quasi sans interruption, pour le deuxième je n’y peux pas grand choses…

Les solutions

Au lancement de mon projet actuel, lorsque nous définissions justement la structure du projet, j’ai eu envie de tester un gestionnaire de projet en ligne et ce pour deux raisons : la petite taille -5 personnes- du projet et, surtout, j’avais le choix :)

J’ai trouvé une dizaine de services, en ai testé 5 et retenu 2 : Basecamp et Planzone.

A - Basecamp

Basecamp c’est LE gestionnaire sur le net : grosse notoriété, plein d’options (suivi du temps, discussions, synchro iCal/Outlook…), design style “web 2.0”, en bref il a tout pour plaire ! Ajoutez à cela une application iPhone et vous avez la totale ;)

Il y’a une offre d’essai de 30 jours pour dévouvrir le service. Ensuite c’est payant : entre 24 et 150$ / mois suivant les capacités du compte.

La particularité de Basecamp, ce qui fait peut-être également son succès, c’est sa gestion des “milestones” (les jalons) : on définit des jalons et on y place des tâches que l’on affecte à des ressources. ça peut-être très efficace mais ça ne convenait à notre mode de fonctionnement qui était basé sur un planning initial créé avec Microsoft Project.

B - Planzone

Lancé l’été dernier Planzone est un peu le challenger français de Basecamp : même fonctionnalité de suivi de document, gestion de tâches et d’équipes, Wiki, export Excel… Mais avec une particularité que l’on a retrouvé sur aucun autre service en ligne : la gestion d’un planning ! Et surtout avec importation depuis un fichier Microsoft Project à l’initialisation du projet ! Planzone répondait donc à notre besoin.

Planzone propose une offre gratuite limitée mais très utile pour découvrir à fond l’outil et amplement suffisante pour un petit projet, ensuite les prix vont de 10 à 50 euro suivant les capacités du compte.`

1. Planning et tâches

Une fois la Planzone créée, avec une adresse du type “votre_projet.planzone.com”, et l’équipe invitée à s’inscrire vous pouvez commencer à leurs affecter des tâches : une activité du planning pouvant contenir plusieurs tâches. Chaque tâche étant affectée à une ou plusieurs personnes. La description d’une tâche est très simple (un peu trop ?) et permet de définir la date d’échéance et le niveau de priorité.

2. Gestion de l’équipe

Une page permet de gérer les membres de l’équipe en leur affectant un rôle (informatif) et des droits. Ils peuvent également ajouter un avatar, c’est le côté funky de l’application ;) Il est également possible de créer des groupes de membres comme “équipe technique” ou “équipe fonctionnelle” par exemple. Il y’a même la possibilité de créer des “invités” qui n’ont accès qu’en lecture à certaines parties de la Planzone.

3. Accueil personnalisé

Chaque collaborateur qui se connecte sera dirigé sur sa page d’accueil avec un résumé des tâches du jour et une vision du planning avec ses tâches pour la semaine. Il peut alors les mettre à jour ou les marquer comme terminé. En cas de modification ou d’affectation d’une tâche le membre de l’équipe concerné recevra une alerte mail, gros avantage par rapport à un fichier Excel !! Un flux RSS permet également de suivre ses tâches.

4. Tableau de bord

Un tableau de bord permet de suivre dans les grandes ligne l’évolution du projet, je ne m’y attarderai pas car je ne l’utilise pas (un peu léger à mon goût).

5. Base documentaire / Wiki

Maintenant que l’équipe et le planning sont là il faut également y ajouter les documents de travail : les livrables et autres gros documents dans la partie documents (avec suivi de version si vous le souhaitez) et les divers liens, les trucs & astuces ou les “how-to” rédigé par l’équipe dans la partie Wiki car plus facilement accessible et surtout doté d’un moteur de recherche ! Il y’a également un suivi de version et une gestion des droits : vous pouvez définir qui a le droit de voir quels dossiers. Même principe que pour les tâches : une alerte est envoyée en cas de nouvel ajout.

Chaque tâches et chaque documents sont commentables.

6. Penser différemment

L’autre jour Jonathan, le chef produit de Planzone, m’a expliqué une autre façon de procéder pour gérer ses tâches. J’avoue que je n’y avais pas pensé et que je m’y suis mis depuis cette semaine et que cela s’avère très pratique !

Quand on gère essentiellement des tâches et que l’on veut suivre leurs états on peut se servir du planning d’activités comme d’un système de tri, par exemple si je veux suivre l’état de mes tâches pour le lot 1 je vais créer dans mon projet Planzone une activité de planning appelé “lot 1” et des sous-activités “A spécifier”, “A développer” ou “En cours”… Au moment de la création d’une tâche je pourrais donc la lier à une activité et la faire évoluer en mettant à jour cette activité. En filtrant par activité (et par collaborateur si je le souhaite) je pourrais donc savoir où en sont mes tâches. Méthode qui se rapproche fortement des milestones de Basecamp vous ne trouvez pas ?

7. Conclusion

Nous avons donc une application avec deux usages selon vos besoins : une gestion de projet classique avec un planning ou bien un gestionnaire de tâches à base de jalons ou de statuts.

Après 4 mois d’utilisation je trouve que cet outil est suffisamment souple et je ne regrette pas ce choix : je pense même qu’il serait fortement pratique pour une plus grosse équipe et d’ailleurs je n’imagine même le fichier Excel équivalent qu’il faudrait ^^

Cette application présente bien évidemment des défauts mais l’équipe de développement est très active et il y’a déjà eu une grosse révision depuis que je l’utilise. De plus ils sont à l’écoute de vos besoins et sauront apporter les outils les plus plebiscités par leurs clients.

Pour continuer la lecture sur Planzone c’est par ici, ici, ici et ici.

Planzone et les étudiants

Depuis aujourd’hui, lundi 2 mars 2009, Planzone c’est gratuit pour les étudiants (mais également pour le personnel enseignant) ! L’offre comprend la possibilité de gérer 5 projets, d’avoir 1Go de stockage et un nombre d’utilisateurs illimité ! Ami étudiant miagiste j’espère que vous pensez comme moi : voilà un outil parfait pour vos projets d’année, seul ou en groupe vous pouvez apporter un côté professionnel à vos projets qui impressionnera sûrement vos profs ;)

Cette offre fonctionne aussi pour les associations : gestion d’un WEI, d’une soirée billard ou d’un voyage de fin d’année/d’hiver les utilisations de cet outil sont nombreuses.

Mais je serai curieux d’avoir votre avis à ce sujet, vous en feriez quoi de cet outil ? Est-ce que ce serait plus pour les cours ou plus pour un projet d’asso ? Utiliseriez-vous de vous même cet outil ou bien attendriez-vous d’avoir une démo d’un copain ?

Et surtout : connaissez-vous / utilisez-vous déjà ce genre de service en ligne ? Si oui lequel ?

J’attends vos commentaires ! :)

(Ami de Planzone : si j’ai oublié un point n’hésitez pas à le dire dans les commentaires ! :) )

Cloud computing : are you in the fog? *

Mon, 02 Feb 2009 21:29:03 +0000

* l’informatique dans le “nuage” : êtes-vous dans le brouillard?

Cela fait des mois qu’on nous en parle du cloud et pourtant pour beaucoup cela reste une notion assez floue. Et voilà, la crise économique aidant, le sceptiscisme initial laisse place à la tentation et les professionnels n’hésitent plus à lancer des projets CC mais que se cache-t’il vraiment derrière le nuage, en quoi cela va-t-il révolutionner nos usages et quels sont les risques associés, c’est le focus que je vous propose ce soir.

Dis, monsieur, c’est quoi le cloud computing?

Alors tout d’abord le nuage représente l’internet dans son ensemble (schématiquement on représente le net par un nuage dans les schémas d’architectures réseaux). Et donc tout naturellement le cloudcomputing désigne les applications, données, … qui se situent sur la toile, on ne sait pas vraiment où et d’ailleurs ça n’a pas d’importance puisque c’est bien ça le principe. Finalement, votre gmail c’est du cloudcomputing, votre facebook aussi, votre blog wordpress de même, … et tant d’autres logiciels que nous utilisons tous au quotidien.

Et la révolution alors?

Le cloudcomputing couvrent donc plusieurs sphères : des infrastructures (IaaS), des plateformes (PaaS), les logicels (SaaS) et des API (cloud API) et quelques nouveautés sont à noter.

la multiplication d’applications disponibles : Suite bureautique google documents, logiciel de retouche d’image pixlr, aggregateur de messagerie instantanée meebo, agenda google calendar, … : un particulier peut se faire gratuitement et légalement sa suite logicielle sans encombrer son disque dur
des offres professionnelles qui fleurissent : Il s’agit en général de services payant mais offrant un support et un niveau de service supérieur par rapport aux particulier (google docs n’est pas en béta pour les pro par exemple)… et en cette periode fleurissante de “cost killers”, les entreprises n’hésitent plus à franchir le pas, beaucoup de chantier de remplacements de microsoft office par google documents sont prévus dans les entreprises françaises, PME comme multinationnales, en 2009. Un autre atout de poid est que les solutions ‘in the cloud’ offrent souvent des possibilités de travail collaboratif bien plus abouties que les traditionnelles applications desktop.
l’apparition d’OS web … Tariq Krim (créateur de netvibes), ne devrait plus tarder à sortir son nouveau bébé jolicloud : un web os destiné aux notebook et mobiles, intégrant entre autres gmail, twitter, flickR, facebook, …

… et de serveur web “in the cloud” Microsoft avec Azure,Google avec App Engine ou Amazon avec S3 offrent aux développeurs des serveurs d’applications dans le nuage

Un nuage vert! A l’heure où on nous parle économie d’énergie et réduction de notre impact énergétique, nous disposons d’un serveur pour 4 personnes dans le monde. La virtualisation et la mutualisation des ressources(machine et stockage) prennent alors tout leur sens, et c’est présicément ça le point fort du cloud computing.

Non, ce n’est pas le pays des bisounours

Si la promesse est aléchante, il reste néanmoins quelques ombres au tableau :

Nous perdons la connaissance de la localisation physique des données, le droit concernant la propriété et l’usage des données variant beaucoup d’un pays à l’autre, il est normal de se poser la question de la confidentialité : Qui a accès à mes données? Peuvent-elles être revendues? Puis je garantir la confidentialité de mes infos clients? …
Comme pour les applications livrées en mode ASP, et finalement le cloudcomputing n’est qu’une évolution de l’ASP, nous sommes dépendant du prestataire fournissant le service et de sa santé financière : le service sera-t-il repris en cas de faillite? Puis je récupérer mes données? …

Affaire à suivre

La situation économique et la tendance “Green IT” aident les entreprises à franchir le cap, les particuliers ont déjà passé le pas sans s’en appercevoir. Le mouvement du cloudcomputing est en marche apportant son lot de questions, qui reviennent d’ailleurs beaucoup ces dernières années, liées à la vie privée des internautes mais aussi au “contrat” de confidentialité que peuvent avoir des collaborateurs vis-à-vis de leur société ou de la société face à ses clients. Avec l’arrivée de solution telle que Azure, nous risquons aussi de voir apparaitre des offres middleware. Il m’est d’avis que nous reparlerons de ce sujet au cour de l’année…