Collaboration 2.0 : le futur de l’entreprise ?
Souvent je dois expliquer en quoi le travail en entreprise mériterait d’avoir un espace collaboratif interne à un projet, un service… Et ce pour pouvoir échanger plus facilement les idées, travailler sur un document, un ordre du jour de réunion… Toutes ces choses qui transitent habituellement par mail et qui génèrent un flux très –trop ?– important de mail contenant des remarques, des ajouts, des modifications…
Tous ces échanges sont quasi impossible -ou au moins très difficile- à suivre et au final en ressortira un document qui ne sera pas forcément le reflet de cet échange. Malheureusement c’est ce qui arrive souvent chez le client. Des outils existent, on a déjà vu la semaine dernière que Planzone proposait un Wiki, ce n’est pas pour rien !
Des sociétés proposent des wikis orientés collaboration en entreprise comme BlueKiwi, xWiki ou Confluence. Vous pouvez également l’installer vous-même, bien sûr, mais pourquoi se priver de services de sociétés expertes dans le domaine, hein ?
Illustration de la collaboration par mail et celle par wiki.
Dans ce que l’on appelle « l’entreprise 2.0 » -c’est-à-dire la mise en application des « outils 2.0 » déjà utilisés de façon personnelle sur le web comme les blogs, les wikis… Tous ces outils qui permettent un échange entre internautes en fait- cet échange par mail est déporté dans un outil de publication modifiable par chaque collaborateur, un wiki, qui permet de tracer cette discussion et d’obtenir au final un document reflétant, lui, beaucoup mieux l’échange qui a été mené pour sa création. Un système de suivi de versions permet d’avoir un historique des modifications et de revenir, si nécessaire sur une version précédente du document. Celui-ci peut-être commenté, dupliqué, exporté, modifié, en bref : il peut vivre !!
L’entreprise 2.0 ça peut être simple !
Il présente également l’avantage d’archiver, de garder une trace de cette échange consultable à tout moment même après le départ d’un des collaborateurs du projet -ce que ne permet pas l’échange de mail. La capitalitsation je vous dis !
Pour illustrer cette présentation je vous propose cette vidéo de blankspaces qui présente très bien ce que pourrait être ce concept appliquée à la vie réelle (sans ordinateur quoi) et je pense que je vais l’utiliser pour mes démonstrations :
Collaboration 2.0 from BLANKSPACES on Vimeo.
C’est vrai qu’en la regardant je me dis que ça me ferait bizarre de voir les papiers sur mon bureau annotés ou modifiés par d’autres ! C’est là peut-être un point de blocage, comment expliquer que ce n’est pas une effraction dans le travail d’un collaborateur que de travailler sur le même document ? Comment faire comprendre que la qualité d’un employé n’est plus sa rétention de savoir mais, au contraire, son partage ? Mais là je m’égare et je laisse de côté ce sujet pour un prochain billet…
Tout semble plus clair comme ça non ? 🙂
Et vous qu’en pensez-vous ? Ce genre d’espace est-il réalisable en entreprise aujourd’hui ?
(Billet initialement publié le 18/09/08 sur mon blog perso.)
👨🏻🌾 Aventurier à l'Opinel, Paddle guy, mono-maniaque à temps partiel le reste du temps.
salut JC,
je partage tout à fait ton avis sur la nécessité des outils collaboratifs
néanmoins, le souci n’est pas seulement de partager l’information, c’est aussi qu’elle soit lue et utilisée.
C’est vrai qu’un email ne sera pas forcément lu ni archivé ; mais au moins, quand on reçoit un message, on se dit qu’on est concerné par l’info car on fait partie des destinataires.
Ce n’est pas forcément le cas sur un espace collaboratif, et il faut absolument un système pour être notifié des modifications sur les pages qui nous intéressent le plus, et aussi un système pour voir les dernières modifications sur toutes les pages afin de pouvoir repérer celles qui nous intéressent.
Mais dans ce dernier cas, ça demande un effort régulier, et ça ne permet donc pas de garantir que toutes les personnes concernées soient informées.
Aujourd’hui, je ne connais pas d’outil qui s’assure de donner la bonne information à la bonne personne au bon moment et au bon format ; il faut nécessairement une intervention humaine ! D’où l’utilité du chef de projet 😉
byz++
roland
Assez d’accord avec Roland.
Je suis pas mal revenu de cette philosophie d’entreprise 2.0
Le point capitalisation du savoir, banque de données référentielle est super (d’où l’utilisation d’outil type Plazone) mais pour l’aspect collaboration l’outil informatique bloque pas mal (en plus des problématiques d’alertes)
Pour rebondir avec l’article sur le mind map, je prends l’exemple d’une réunion de brainstorming avec un client. Tu ne peux pas l’animer autour d’un xmind (ou autre) : tu ferais travailler les gens 1 à la fois, en 2D, contraints par une IHM / un clavier, … Alors qu’un tableau des post-it de formes/couleurs variés, des équipes, … par contre après oui, on peut utiliser ce genre d’outils pour échanger, capitaliser, etc, …
Roland > C’est vrai que je n’ai pas parlé des alertes ! Mais c’est tout à fait possible d’être notifié quand un document sur lequel on travail est modifié.
Et évidemment il faut un « chef » pour suivre tout ça et imposer une discipline quant à l’utilisation de cet outil histoire de passer le cap de l’adaptation où l’on peut vite retomber dans le mail par fainéantise…
Thomas > Pour moi, et je le dis également aux clients, le wiki N’EST PAS un outil de prise de note communautaire, c’est un outil de refléxion pré-réunion ou post.
Tu peux t’en servir par exemple pour travailler sur un ordre du jour : quelqu’un initie la page et chacun la modifie, ajoute, annote… On arrive ainsi en réunion avec un odj prêt et on sait où on va (ce qui est bien le propre d’une réunion : ne pas savoir où l’on va).
Bien sûr, rien ne vaut le papier, le post-it, le dashboard pour travailler à plusieurs !
Enfin on sait que, disons par manque de temps, à part l’organisateur,et encore, personne ne prépare les réunions :S
Encore une fois c’est un bon article mais un bon article technique et l’entreprise surtout dans sa dimension collaborative c’est de l’humain…
Thomas > Discipline ! 🙂
Il faut s’y tenir, c’est comme « imposer » Planzone sur son projet, ça demande de l’accompagnement.
Vincent > Merci.
Mais justement ! Moi je vois ce côté technique (qui peut apporter des réticences à beaucoup, je l’ai vécu) comme un soutien au côté humain : faciliter le travail en amont aide à se concentrer sur l’humain.
Permettre un accès facile à l’information, partager des connaissances et avoir une réunion préparée ça aide à mieux collaborer j’en suis persuadé.
Mais tu fais bien de le rappeler : le côté humain prime et on (j’ai) souvent tendance à l’oublier !
Les outils ne sont…que des outils. Ils sont ce que nous décidons d’en faire.
L’important est de voir quel est le but poursuivit et la philosophie qui guide la mise en place de telle ou telle plateforme.
Dans le cas des Wikis tu l’évoques fort bien, il y a un gain de temps considérable. Mais , à mon avis, le plus important cela peut générer plus facilement de l’innovation et donc au final une entreprise plus compétitive.
Concernant la mise en place, il existe évidemment nombre d’obstacles (je l’ai moi-même expérimenté). Le principal étant les « chefs » qui basent leur pouvoir sur la rétention d’information. A ce propos, je conseille cet article de Bertrand Duperrin : http://www.duperrin.com/2009/03/17/passage-a-lentreprise-20-combien-de-temps-faut-il/
Et je ne peux résister à lier vers une interview de BlueKiwi: http://www.entrepriseglobale.biz/index.php?s=kiwi
Thomasvds > merci pour ton commentaire.
Tout à fait d’accord sur ton point concernant la rétention d’informations (qui est un art malheureusement trop souvent pratiqué) mais je l’étendrai également à tous les collaborateurs qui gardent leur savoir comme étant LA garantie de leur utilité.
Merci pour le lien vers duperrin.com, j’aime assez ce qu’il fait 🙂
Et je vais regarder la vidéo de Bluekiwi sans faute !
@Jean-Christophe
« je l’étendrai également à tous les collaborateurs qui gardent leur savoir comme étant LA garantie de leur utilité. » Bien que j’ai l’impression que c’est en train de changer avec la nouvelle génération qui arrive dans le monde du travail (génération y:http://www.paper360.org/paper360/article/articleDetail.jsp?id=480935&pageID=1&sk=&date=)