Planzone ou la gestion de projet en ligne
On assimile souvent, moi le premier, la gestion de projet à un planning avec des tâches et des bonshommes dedans.
Mais c’est la face cachée de l’iceberg car gérer un projet c’est également s’occuper des documents et de leurs versions, créer une base de connaissance, mettre en place l’environnement technique, établir un mode de communication avec les différents collaborateurs du projet et leur permettre de mettre à jour facilement leurs avancement…
Tout ça pour avoir un maximum de visibilité sur l’avancée des tâches d’un projet. Bref tout un tas de choses auxquelles on ne pense pas forcément si on se focalise uniquement sur le planning.
Il existe des tonnes d’outils pour gérer un projet : aussi bien des outils du marché comme Microsoft Project ou de pur feuille Excel maison (spécialité Accenture) mais aucune -à ma connaissance- vraiment complète et souple. En générale si un outil est mal conçu ou trop lourd on l’oublie vite fait et il n’est plus mis à jour. Ce qui est mon cas, par exemple, avec les feuilles Excel…
Nous avons vu dernièrement que le SAAS était à la mode, et surtout en voie de démocratisation, au sein des entreprises qui veulent un système fiable et accessible pour gérer leurs informations. Et comme je suis moi même utilisateur dans ma vie personnelle…
Alors pourquoi ne pas chercher une solution de ce côté là ?
Avantages : j’ai accès à mes données de n’importe où, mes collaborateurs peuvent mettre à jour leurs tâches en parallèle avec le planning et j’ai un espace de stockage pour y mettre mes documents !
Inconvénients : en cas de problème réseau je n’ai plus accès au document et si mes documents sont confidentiels ou si les « policies » de ma société ne me permettent pas de les stocker en dehors de leurs serveurs je dois maintenir deux bases documentaires. Pour le premier cas les SLI garantissent un accès quasi sans interruption, pour le deuxième je n’y peux pas grand choses…
Les solutions
Au lancement de mon projet actuel, lorsque nous définissions justement la structure du projet, j’ai eu envie de tester un gestionnaire de projet en ligne et ce pour deux raisons : la petite taille -5 personnes- du projet et, surtout, j’avais le choix 🙂
J’ai trouvé une dizaine de services, en ai testé 5 et retenu 2 : Basecamp et Planzone.
A – Basecamp
Basecamp c’est LE gestionnaire sur le net : grosse notoriété, plein d’options (suivi du temps, discussions, synchro iCal/Outlook…), design style « web 2.0 », en bref il a tout pour plaire ! Ajoutez à cela une application iPhone et vous avez la totale 😉
Il y’a une offre d’essai de 30 jours pour dévouvrir le service. Ensuite c’est payant : entre 24 et 150$ / mois suivant les capacités du compte.
La particularité de Basecamp, ce qui fait peut-être également son succès, c’est sa gestion des « milestones » (les jalons) : on définit des jalons et on y place des tâches que l’on affecte à des ressources. ça peut-être très efficace mais ça ne convenait à notre mode de fonctionnement qui était basé sur un planning initial créé avec Microsoft Project.
B – Planzone
Lancé l’été dernier Planzone est un peu le challenger français de Basecamp : même fonctionnalité de suivi de document, gestion de tâches et d’équipes, Wiki, export Excel… Mais avec une particularité que l’on a retrouvé sur aucun autre service en ligne : la gestion d’un planning ! Et surtout avec importation depuis un fichier Microsoft Project à l’initialisation du projet ! Planzone répondait donc à notre besoin.
Planzone propose une offre gratuite limitée mais très utile pour découvrir à fond l’outil et amplement suffisante pour un petit projet, ensuite les prix vont de 10 à 50 euro suivant les capacités du compte.`
1. Planning et tâches
Une fois la Planzone créée, avec une adresse du type « votre_projet.planzone.com », et l’équipe invitée à s’inscrire vous pouvez commencer à leurs affecter des tâches : une activité du planning pouvant contenir plusieurs tâches. Chaque tâche étant affectée à une ou plusieurs personnes. La description d’une tâche est très simple (un peu trop ?) et permet de définir la date d’échéance et le niveau de priorité.
2. Gestion de l’équipe
Une page permet de gérer les membres de l’équipe en leur affectant un rôle (informatif) et des droits. Ils peuvent également ajouter un avatar, c’est le côté funky de l’application 😉 Il est également possible de créer des groupes de membres comme « équipe technique » ou « équipe fonctionnelle » par exemple. Il y’a même la possibilité de créer des « invités » qui n’ont accès qu’en lecture à certaines parties de la Planzone.
3. Accueil personnalisé
Chaque collaborateur qui se connecte sera dirigé sur sa page d’accueil avec un résumé des tâches du jour et une vision du planning avec ses tâches pour la semaine. Il peut alors les mettre à jour ou les marquer comme terminé. En cas de modification ou d’affectation d’une tâche le membre de l’équipe concerné recevra une alerte mail, gros avantage par rapport à un fichier Excel !! Un flux RSS permet également de suivre ses tâches.
4. Tableau de bord
Un tableau de bord permet de suivre dans les grandes ligne l’évolution du projet, je ne m’y attarderai pas car je ne l’utilise pas (un peu léger à mon goût).
5. Base documentaire / Wiki
Maintenant que l’équipe et le planning sont là il faut également y ajouter les documents de travail : les livrables et autres gros documents dans la partie documents (avec suivi de version si vous le souhaitez) et les divers liens, les trucs & astuces ou les « how-to » rédigé par l’équipe dans la partie Wiki car plus facilement accessible et surtout doté d’un moteur de recherche ! Il y’a également un suivi de version et une gestion des droits : vous pouvez définir qui a le droit de voir quels dossiers. Même principe que pour les tâches : une alerte est envoyée en cas de nouvel ajout.
Chaque tâches et chaque documents sont commentables.
6. Penser différemment
L’autre jour Jonathan, le chef produit de Planzone, m’a expliqué une autre façon de procéder pour gérer ses tâches. J’avoue que je n’y avais pas pensé et que je m’y suis mis depuis cette semaine et que cela s’avère très pratique !
Quand on gère essentiellement des tâches et que l’on veut suivre leurs états on peut se servir du planning d’activités comme d’un système de tri, par exemple si je veux suivre l’état de mes tâches pour le lot 1 je vais créer dans mon projet Planzone une activité de planning appelé « lot 1 » et des sous-activités « A spécifier », « A développer » ou « En cours »… Au moment de la création d’une tâche je pourrais donc la lier à une activité et la faire évoluer en mettant à jour cette activité. En filtrant par activité (et par collaborateur si je le souhaite) je pourrais donc savoir où en sont mes tâches. Méthode qui se rapproche fortement des milestones de Basecamp vous ne trouvez pas ?
7. Conclusion
Nous avons donc une application avec deux usages selon vos besoins : une gestion de projet classique avec un planning ou bien un gestionnaire de tâches à base de jalons ou de statuts.
Après 4 mois d’utilisation je trouve que cet outil est suffisamment souple et je ne regrette pas ce choix : je pense même qu’il serait fortement pratique pour une plus grosse équipe et d’ailleurs je n’imagine même le fichier Excel équivalent qu’il faudrait ^^
Cette application présente bien évidemment des défauts mais l’équipe de développement est très active et il y’a déjà eu une grosse révision depuis que je l’utilise. De plus ils sont à l’écoute de vos besoins et sauront apporter les outils les plus plebiscités par leurs clients.
Pour continuer la lecture sur Planzone c’est par ici, ici, ici et ici.
Planzone et les étudiants
Depuis aujourd’hui, lundi 2 mars 2009, Planzone c’est gratuit pour les étudiants (mais également pour le personnel enseignant) ! L’offre comprend la possibilité de gérer 5 projets, d’avoir 1Go de stockage et un nombre d’utilisateurs illimité ! Ami étudiant miagiste j’espère que vous pensez comme moi : voilà un outil parfait pour vos projets d’année, seul ou en groupe vous pouvez apporter un côté professionnel à vos projets qui impressionnera sûrement vos profs 😉
Cette offre fonctionne aussi pour les associations : gestion d’un WEI, d’une soirée billard ou d’un voyage de fin d’année/d’hiver les utilisations de cet outil sont nombreuses.
Mais je serai curieux d’avoir votre avis à ce sujet, vous en feriez quoi de cet outil ? Est-ce que ce serait plus pour les cours ou plus pour un projet d’asso ? Utiliseriez-vous de vous même cet outil ou bien attendriez-vous d’avoir une démo d’un copain ?
Et surtout : connaissez-vous / utilisez-vous déjà ce genre de service en ligne ? Si oui lequel ?
J’attends vos commentaires ! 🙂
(Ami de Planzone : si j’ai oublié un point n’hésitez pas à le dire dans les commentaires ! 🙂 )
👨🏻🌾 Aventurier à l'Opinel, Paddle guy, mono-maniaque à temps partiel le reste du temps.
merci JC pour la présentation de cet outil !
pour ma part, au cours d’un projet précédent, j’ai opté pour l’outil egroupware http://www.egroupware.org/
le gros avantage, c’est l’aspect collaboratif (et gratuit 🙂 )
ils se sont bien améliorés avec la dernière version, mais je vais essayer planzone qui a l’air très sympa !
Pour ma part, je pense que le gros souci ne vient pas de l’outil, mais du changement de mentalité ; quand tu as uniquement des informaticiens, tu n’as pas trop de souci pour faire adopter un outil en ligne qui centralise tout. Mais j’ai plusieurs exemples récents où certaines personnes avait beaucoup de réticences à utiliser des outils à distance, et préfèrent le papier :
– ma mère n’a jamais réussi à adopter google docs pour la préparation du mon mariage, car elle dit qu’elle n’arrive pas à réfléchir devant un écran, uniquement avec du papier. Pire, au début, elle trouvait ça insultant que je communique avec elle par email !
– la DG de ma boite a demandé à toutes les secrétaires des différents services de mettre à jour un annuaire du bâtiment sous forme de fichier Excel qui sera stocké par l’assistante de direction, alors que la DSI a mis un annuaire sur l’intranet, interfacé avec l’Active Directory, où chacun peut mettre à jour ses détails directement (garantissant qu’il sera à jour avec un minimum d’effort).
– lors d’un projet associatif que j’ai mené, certaines personnes fonctionnaient bien par email et s’échangeaient des fichiers sans problème. Le souci, c’est qu’ils faisaient des extractions depuis egroupware, et du coup le fichier évoluait de différentes manières (« branching ») et ça devenait très dur de le consolider, et au final personne n’utilisait egroupware pour les infos vivantes, mais seulement pour les infos stables (carnet d’adresse…).
Ce que j’essaie de dire, c’est que même le meilleur outil du monde ne garantit pas qu’il sera utilisé correctement, et il faut parfois faire preuve de beaucoup de patience et de pédagogie !
byz++
roland
Comme tu dis, il existe plusieurs solutions et rien n’empêche de se faire sa propre solution mixte.
Mais le plus important me semble pour moi est d’avoir une standardisation au sein d’une même structure afin que les outils ne soient pas un frein quand tu switch tes ressources de projets.
De plus ça permet de mutualiser les contraintes techniques (gestion d’environnements, de confs, de sauvegarde)
Pour ma part j’utilise Sourceforge EE, complété par google doc
On vient de lire ton article avec mon boss, je vais essayer de m’y mettre… on envisageait de développer le notre… mais si celui-ci marche bien !!!!
Je vais tester !
Salut Jean-Christophe,
Bravo pour ton article ! Ton témoignage vas droit au cœur de toute l’équipe Planzone !
Si je peux me permettre, un des point vraiment intéressant dans Planzone c’est la communauté :
– C’est la communauté qui fait le produit : tous les 2 mois nous mettons en ligne des nouvelles fonctions issues des retours que nous avons sur le forum : https://forum.planzone.com/
– Vous avez la possibilité de partager des modèles de projet avec la communauté Planzone
– Nous lançons dans 2 semaines pas mal de nouvelles fonctions communautaire comme la possibilité de publier des pages internet qui présentent vos projets….
L’aventure Planzone continue….
Roland > Merci pour le lien et le compliment ^^
C’est vrai que la résistance au changement peut-être un frein à ce genre d’outils mais je suis persuadé que chacun peut s’y adapter (ou adapter l’outil, pourquoi pas ?) moyennant un bon accompagnement et une démonstration non pas de ce que peut faire l’outil mais de ce que peut lui apporter à lui, l’utilisateur, spécifiquement, cet outil.
L’univers Accenture n’est pas composé que de Technicien : il y’a des consultants venant de grandes écoles (ou des écoles d’ingé) qui n’ont pas une culture informatique très poussée (mais qui masterise la feuille Excel) et qui sont de bons exemples comme frein.
Les problèmes que tu cites je les rencontre aussi et, comme je viens de le dire, un peu d’accompagnement peut tout changer, mais aussi de la discipline personnelle : pour « imposer » un outil il faut, au début, forcer son utilisation ! Chercher la meilleure méthode pour la personne, faire des rappels, râler si c’est pas fait… Jusqu’à ce que l’utilisateur se rendent compte que ça lui facilite la vie !
Bien sûr je ne parle pas des outils qui alourdissent le travail…
Tes exemples sont de bons exemples, mais je pense qu’ils viennent de personnes qui n’ont pas été mis au fait de ce que peut leurs apporter un tel outil (ou alors qu’ils sont tellement ancrés dans leurs habitudes qu’ils sont devenus têtus, comme ces patrons qui demandent à leurs secrétaires d’imprimer leurs mails…).
Et je suis entièrement d’accord avec ta conclusion 🙂
Thomas > Avec sourceforge ton projet est obligé d’être publique non ?
Il y’a les même fonctionnalités ou alors c’est juste du versionning et du stockage de doc ?
C’est une version que tu dois installer non ?
Chibi > Essaye et teste différentes façons (planning, gestion des tâches) pour l’utiliser au mieux de vos besoins.
Jonathan Karp > Merci pour le compliement ^^
C’est vrai que je n’ai pas parlé de cet aspect qui m’a d’ailleurs sauté aux yeux hier quand un consultant m’a demandé une amélioration (fixer une date par défaut lors d’une création de tâches) et que je me suis dit qu’il fallait que je mette tout ça sur le forum, tu fais bien de le rappeler 🙂
Les modèles, oui, c’est vrai !
C’est vraie que tu m’avais parlé de la page : une fonctionnalité super pratique pour communiquer sur son projet !
Sourceforge est connu du grand public pour sa forge publique mais il existe une version pro (payante ou non selon le nombre d’utilisateurs)
Elle fait tout ce que tu dis, par contre ce n’est pas du SaaS (et perso je trouve la solution vieillotte ou plutot trop linuxienne LOL) mais il y a pas mal de frein pour les solutions SaaS…
L’avantage que j’ai c’est que comme je bosse dans un grand groupe on a une offre mutualisé pour tous les projets : du coup je gère pas les problématique d’hébergements, sauvegardes, …
Typiquement les avantages d’une solution SaaS en fait 😉
bonsoir, il y aussi le site http://www.alloprojets.org, qui offre des outils pratiques pour la gestion de projet en ligne, planning, rappel des jalons etc, et développe en plus l’aspect communautaire, visant à réunir les porteurs de projet et les personnes disposant des compétences pour les mener à bien. A vous de voir 🙂