Longtemps j’ai essayé de gérer mon temps au travers de tâches, de trucs à faire, de liste, de post-it… Mais, comme vous vous en doutez, sans réel succès : soit je perdais les papiers, soit ils s’entassaient dans un coin. Et puis naturellement j’en suis venu au bloc-notes, m’évitant d’avoir des feuilles volantes, un simple calepin que je trimballais tout le temps avec moi.

Je croyais avoir enfin THE solution, mais non, je notais mes tâches au jour le jour et une fois la page tournée n’y revenait plus. Une solution fastidieuse et ingérable au bout de 5 pages de to-do… Mais alors que faire ?

GTD, vous connaissez ? Et puis, par hasard, je suis tombé sur le site de LifeHacker, un site présentant différents support pour, justement, gérer son temps et “hacker” sa vie de tous les jours.

Cette découverte m’a amené à butiner de site en site pour arriver sur la méthode Getting Things Done. Une méthode très connu outre Atlantique.

Un peu d’histoire

Note : ici je résume cette méthode, c’est volontairement rapide et générale, n’hésitez pas à compléter cette définition dans les commentaires ou à me corriger si j’ai fait une erreur.

Créé par David Allen cette méthode, basée sur son expérience et le bon sens, est un système de gestion de tâches qui a pour concept de séparer nos tâches en différents “dossiers”, ces dossiers pouvant représenter une activité particulière, un moment de la journée, un lieu… Avant de répartir vos tâches au sein de ces dossiers vous les dépilez en suivant le schéma ci-dessous avec deux particularités : si une tâche prends moins de 5 minutes vous la faites tout de suite, sinon vous la ranger dans un dossier et si vous devez la déléguer envoyez la tout de suite à la personne concernée et placer la dans le dossier “Outbox”, le dossier des tâches confiées à d’autres personnes.

Cette méthode comporte 4 points important :

• Notez tout : si vous garder en tête une idée vous serez déconcentré de votre tâche en cours, la noter permet de se vider la tête de toutes idées parasites et surtout de pouvoir s’en souvenir plus tard.
• Rangez ces idées : noter ces idées c’est bien, pouvoir les retrouver c’est mieux !
• Faire des listes de tâches : rangez ces idées c’est génial, les regrouper par domaine c’est l’idéal.
• Organiser ces idées : en suivant différents facteurs comme le temps, le lieu, les autres priorités, les personnes rentrant dans cette tâche… Vous serez à même de déterminer à quel moment effectuer celle-ci.

Tout ces points pour arriver au système ultime : les 43 dossiers, 31 pour les jours et 12 pour les mois. Système permettant de savoir que faire à quel jour. Je ne vais pas m’étendre sur ces 43 dossiers, mais si ça vous intéresse vous pouvez toujours aller lire cet article. Oui, mais c’est pas un lourd ?

Si, et cela nécessite de la rigueur car il faut les mettre à jour ces dossiers ! Voilà pourquoi il est conseillé d’y consacré 1h par semaine, le dimanche soir par exemple, avant de commencer la semaine. Tout l’intérêt n’est donc pas dans cette méthode mais dans l’appropriation que l’on en fait. Et c’est ça qui est intéressant. Voilà pourquoi il existe des milliers de sites traitant de ce sujet et sûrement autant de méthodes. Je vais donc vous présenter MA méthode GTD, celle que j’ai adapté de hyalineskies qui l’a lui même adapté d’un autre adaptation, etc… Le tout étant de trouver le compromis entre souplesse et efficacité. Elle fonctionne très bien pour moi et pourra au moins vous permettre de rentrer facilement dans le monde de GTD, à vous, ensuite, de trouver la vôtre.

Ma façon d’accommoder GTD avec un Moleskine (pour le confort ;-) ) : Note : Les intitulés des dossiers présentés ici me correspondent, je suppose que vous arriverez à vous imaginer ceux qui vous conviendront en lisant.

1 - J’ai tout d’abord découper en 3 grand dossiers INBOX (les tâches qui arrivent) : PERSO, PIO (scout) et NET. Un dossier OUTBOX pour les tâches confiées à d’autres et enfin un dossier général que l’on appellera PROJETS, un BLOG pour travailler sur les billets à rédiger et un MAYBE pour les tâches non-prioritaires que je veux garder en pour plus tard car je n’ai clairement pas le temps de les lancer dans un futur proche. Il est possible de rajouter des sous-dossiers tel que : PERSO > COURSES par exemple, ou PRO > Mission X.

2 - Numérotez les pages : fastidieux mais très utile pour la suite :)

3 - Ensuite vous prenez une tâche, vous appliquez le schéma GTD vu plus haut et vous la placez dans un des dossiers/sous-dossiers : libre à vous de créer une signalétique comme : date d’entrée - libellé - nombre de report … Bref des indications qui vous parle et que vous pouvez comprendre rapidement.

4 - Chaque semaine (ou plus souvent c’est selon) mettez à jour vos tâches : barrez en rouge les tâches finies, rentrez les nouvelles, mettez à jour les anciennes (par exemple les barrer en noire et les recopier comme nouvelles tâches avec un nombre de report incrémenté pour se souvenir que la tâche n’est pas nouvelle).

5 - Si une tâche nécessite plus de 2 lignes alors il faut la déplacer dans le dossier PROJET : on dit que la tâche devient actionnable. Barrer là dans le dossier d’origine (en vert par exemple) et indiquez la page où est reportée cette tâche (d’où l’intérêt de numéroter !). Ne vous prenez pas la tête pour savoir combien de page il vous faut réserver : une fois la première page finie vous irez à la suivante, il suffira simplement de mettre une ancre de la page d’origine vers la suivante.

Astuces :

• Il est possible de créér un index en tout début de calepin avec la liste des projets et leurs pages correspondantes. Barrez le projet quand il est terminé.

• J’ai ajouté en fin de carnet des post-it, des marques pages… Bref de quoi annoter ses tâches et se repérer dans son carnet !

Voilà pour la méthode que j’utilise, elle me convient très bien, à vous d’adapter la votre à vos conditions de travail ! L’avantage de celle-ci est qu’elle est appliquable aussi bien dans notre univers professionnel ou personnel. Et en plus moderne ?

Oui, c’est vrai ça, un Moleskine c’est classe et tout, mais bon, on est à l’ère de l’iPhone tout de même !

Alors oui, il existe différentes solutions, j’en ai testé quelques unes mais soit leurs interfaces étaient trop figées par rapport à mes besoins, soit leurs ouvertures sur d’autres solutions étaient trop rigides voires inexistantes. Je me contenterai donc de vous présenter uniquement celles qui ont retenus mon attention, et je n’en vois que deux :

• Un logiciel pour Mac prénommé “Things” (49$) qui est un gestionnaire de tâches basé sur GTD très intuitif. Je l’avais choisi car il possédait une application iPhone qui me permettait d’avoir avec moi toutes mes tâches. Mais son principal inconvénient est qu’il ne propose pas la synchronisation entre l’application Mac et celle sur l’iPhone, gros handicap pour moi qui privilégie la synchronisation transparente (je me fiche de savoir où sont mes données, ce qui m’intéressent c’est de les avoir toujours à disposition).

• Un webservice SAAS nommé “Remember The Milk” (RTM pour les intimes) qui est donc une application offrant la même logique que Things mais me permettant d’avoir ma liste de tâches de n’importe où car accessible depuis n’importe quel navigateur mais aussi en mode déconnecté grâce à Google Gears. Cerise sur le gâteau RTM propose également une application iPhone synchronisée !

Et en plus ça règle tous les problèmes de plateformes rencontrés avec Windows, Mac ou autres : on s’en moque !

Comparaison

La méthode GTD peut aussi bien s’adapter à un carnet, un ordinateur ou un PDA. Chaque outil apporte ses avantages et ses inconvénients :

• Papier :

+ transportable partout, pas de peur de le casser, pas de problème d’autonomie (sauf pour le stylo…), flexibilité et adaptabilité de la méthode, sensation agréable de l’écriture sur papier.

- pas de synchronisation, mise à jour fastidieuse, problème de confidentialité si projet sensible.

• Numérique :

+ synchronisation (éventuelle) entre différents postes, tri aisé, mise à jour facilité.

- moins flexible, je dois m’adapter à la méthode du logiciel, format fermé entre les logiciels : quid si je change d’outils ?

Et en conclusion ?

Quand on est professionnel ou que l’on a des listes de tâches il est nécessaire de savoir s’organiser autour d’une méthode qui nous permet de se retrouver et surtout nous donne envie de la maintenir. Rien ne sert d’utiliser une méthode à la lettre si elle doit nous faire souffler à chaque utilisation, aussi bien soit-elle ! S’approprier une méthode est donc le meilleur moyen de s’y retrouver.

Le support lui n’est pas le plus important, il est à voir avec la sensibilité de chacun : qui préfèrera écrire, manipuler du papier, qui préfèrera ne pas s’embêter et tout noter sur un PDA, sur son PC…

De mon côté j’utilise les deux : le Moleskine par habitude, pour travailler sur des projets, écrire et l’iPhone pour rentrer mes tâches les organiser mais surtout pour les retrouver facilement depuis n’importe quelle point d’accès à mon univers numérique de travail !

Et vous, c’est quoi votre méthode ?